ক্লিয়ারেন্সের আদ্যোপান্ত:
ক্লিয়ারেন্সের জন্য দুই দিকে কাজ করতে হয়। অ্যাওয়ার্ড ফর্ম এবং ক্লিয়ারেন্স ফর্ম। অ্যাওয়ার্ড ফর্ম জমা দিলে সার্টিফিকেট বানানোর কাজ শুরু হবে। আর সার্টিফিকেট তোলার সময় ক্লিয়ারেন্সের কাজ শুরু হবে। সার্টিফিকেট তোলার আগ পর্যন্ত এই দুইটার কাজ স্বতন্ত্র। একটার সাথে আরেকটার সম্পর্ক নেই। অ্যাওয়ার্ড ফর্মের কাজের জন্য কোনো টাকা জমা দেয়ার প্রয়োজন পড়ে না। টাকা সব জমা দিতে হয় ক্লিয়ারেন্সের জন্য।
প্রয়োজনীয় টাকার পরিমাণঃ ১৪০০ (১৭ ব্যাচের জন্য)
প্রয়োজনীয় ফর্ম ও ডকুমেন্টঃ
১। অ্যাওয়ার্ড ফর্ম(কুয়েটের ওয়েবসাইটে আন্ডারগ্র্যাড সিস্টেমে academic.kuet.ac.bd, বা ডিপার্টমেন্টে),
২। ৮ সেমিস্টারের গ্রেডশীট(লগ থাকলে সেগুলোর গ্রেডশীট সহ),
৩। এসএসসির সার্টিফিকেটের ফটোকপি(২ কপি সত্যায়িত)(১ কপি অ্যাওয়ার্ড ফর্মের সাথে, ১ কপি টেস্টিমোনিয়াল ফর্মের সাথে),
৪। পাসপোর্ট সাইজের ছবি(৩ কপি)(১ কপি অ্যাওয়ার্ড ফর্মে, ১ কপি টেস্টিমোনিয়াল ফর্মে, ১ কপি সার্টিফিকেট তোলার অ্যাপ্লিকেশনে। সব ছবি আঠা দিয়ে লাগাতে হবে এবং লাগানোর পরে ছবির উপর নিজস্ব ডিপার্টমেন্টের যেকোনো টিচারকে দিয়ে সত্যায়িত করাতে হবে),
৫। ক্লিয়ারেন্স ফর্ম ২ কপি(গ্র্যাজুয়েট পোর্টালে ক্লিয়ারেন্সের সব টিক চলে আসলে প্রশাসনিক ভবনের ১১০ অথবা পরীক্ষা নিয়ন্ত্রকের কক্ষ ৩১৪ থেকে নিয়ে আসা যাবে। ১ কপি লাগবে সার্টিফিকেট তুলতে, ১ কপি টেস্টিমোনিয়াল তুলতে),
৬। ট্রান্সক্রিপ্ট-সার্টিফিকেট-গ্রেড কনভার্শন শীট-ইংলিশ প্রফিসিয়েন্সি সার্টিফিকেটের অ্যাপ্লিকেশন(পরীক্ষা নিয়ন্ত্রকের কক্ষ ৩১৪ তে পাওয়া যাবে),
৭। ক্যারেক্টার সার্টিফিকেটের অ্যাপ্লিকেশন এবং টেস্টিমোনিয়াল ফর্ম(SWC এর ২ তলায় DSW এর অফিসে পাওয়া যাবে)
৮। থিসিসের বই
টাকা জমা দেয়ার প্রয়োজনীয় রশিদ সমূহঃ
১। বেতনের রশিদ(কোর্স রেজিস্ট্রেশনের ফর্মটাই। শিক্ষা শাখায় পাওয়া যায়)
চিকিৎসা ফি- ১১০ + ইন্টারনেট চার্জ- ৯০ + বিদ্যুৎ বিল- ১৫০ + জরুরী সাহায্য তহবিল- ৫০ = ৪০০/=
২। অ্যালামনাই রেজিস্ট্রেশনের রশিদ(নিচ তলায় অ্যালামনাই এর অফিসে পাওয়া যায়)- ৫০০/=
৩। সার্টিফিকেট-ট্রান্সক্রিপ্ট এর রশিদ(৩১৪ তে পাওয়া যায়)
ট্রান্সিক্রপ্ট ফি- ২০০ + গ্রেড কনভারশন সার্টিফিকেট ফি- ৫০ + ইংলিশ প্রফিসিয়েন্সি সার্টিফিকেট ৫০ + প্রভিশনাল সার্টিফিকেট- ১০০ = ৪০০/=
৪। ফি ও বেতনের রশিদ (SWC এর ২ তলায় DSW এর অফিস থেকে দেয়) প্রশংসা পত্র ফি- ১০০ /=
- **সব রশিদেই যেখান থেকে রশিদ নিয়েছেন সেখানকার সিগেনচার লাগবে। সিগনেচার না থাকলে ব্যাংকে টাকা দেয়ার সময় আবার সিগনেচার নিতে পাঠাবে। তাই রশিদ নেয়ার সময়ই সিগনেচার নিয়ে নিতে হবে।
অ্যাওয়ার্ড ফর্মের বিস্তারিতঃ
১। ফর্ম পূরণঃ অ্যাওয়ার্ড ফর্মে সব সেমিস্টারে রেজাল্ট লাগে। তাই, ৪-২ এর রেজাল্টের পরে অ্যাওয়ার্ড ফর্মের কাজ শুরু করলেই হয়। ফর্ম পাওয়া যাবে কুয়েটের ওয়েবসাইটের অটোমেশন ট্যাবের Academic System(UG) (https://academic.kuet.ac.bd/) এ অথবা ডিপার্টমেন্টে। ওয়েবসাইট থেকে ডাউনলোড করে অ্যাওয়ার্ড ফর্ম প্রিন্ট করে লিখে পূরণ করা যাবে অথবা সরাসরি ওয়ার্ডে এডিট করে পূরণ করে প্রিন্ট করলেও হবে। অ্যাওয়ার্ড ফর্মে Date of First Enrolment হচ্ছে যেদিনে টাকা জমা দিয়ে ভার্সিটিতে ভর্তি হইছি সেইদিন। Date of commencement of Class হচ্ছে ভার্সিটির প্রথম ক্লাসের দিন। আর Date of fulfillment of degree requirement হচ্ছে ৪-২ এর রেজাল্টের দিন। আর রেজাল্ট যেভাবে ওয়েবসাইটে আছে ওভাবেই পূরণ করতে হয় ফর্মে। বিশেষ করে থিসিসের গ্রেড যেভাবে ওয়েবসাইটে যেভাবে আছে সেভাবেই ৪-২ এ ৪.৫০ ক্রেডিট ধরে পূরণ করতে হবে।
২। সাইন নেয়া ও জমা দেয়াঃ সব ঠিকঠাক ফিলাপ করে তারপর এসএসসির সার্টিফিকেটের ফটোকপি, সবগুলো গ্রেডশীট আর ছবি আঠা দিয়ে লাগিয়ে অ্যাডভাইজারের সাইন নিতে হবে। অ্যাডভাইজারের সাইন ২ জায়গায় বাধ্যতামূলক। ক্লিয়ারেন্স ফর্মের Application for graduation and award and degree এবং To be filled up by advisor পেজে। বাকি সব জায়গায় অন্য টিচারের সাইন হলেও হবে বা অ্যাডভাইজারের সাইন নিলেও হবে। ছবির উপরে সিল সিগনেচার হলে ডিপার্টমেন্টের অফিসে জমা দিতে হবে। এর মাধ্যমে অ্যাওয়ার্ড ফর্মের কাজ শেষ। এরপর অ্যাওয়ার্ড ফর্ম ডিপার্টমেন্ট থেকে পরীক্ষা নিয়ন্ত্রকের কক্ষে পাঠাবে। সেখানে একসাথে ১৫-২০ টা অ্যাওয়ার্ড ফর্ম জমা হলে রেজাল্ট পাবলিশ করে সার্টিফিকেট বানাবে। এজন্য কয়েকজন একসাথে হয়ে জমা দেয়া ভালো। ক্লিয়ারেন্স পোর্টালে অ্যাওয়ার্ড ফর্ম জমা দেয়ার জন্য একটা অপশন আসে। ওইখানে জমা দেয়ার প্রয়োজন নাই। কারণ, হার্ডকপি দিয়েই কাজ হয়। ওই অপশন ১৫ ব্যাচের জন্য ছিলো।
ক্লিয়ারেন্সের বিস্তারিতঃ
১। টাকা জমাঃ একসাথে সব টাকা ক্লিয়ার করলে ভালো। তবে ক্লিয়ারেন্সের কাজের জন্য মূলত বেতনের ৪০০ এবং অ্যালামনাই এর ৫০০ এই ৯০০ টাকা জমা দিতে হয়। বাকি প্রশংসা পত্রের ১০০ আর সার্টিফিকেট-ট্রান্সক্রিপ্টের ৪০০ সার্টিফিকেট আর প্রশংসা পত্র তোলার সময় দেয়া লাগবে।
২। ক্লিয়ারেন্স ফর্ম চালুঃ বেতনের ৪০০ টাকা জমা দেয়ার পর প্রশাসনিক ভবনের ১১০ নং রুমে গিয়ে রশিদের শিক্ষা শাখার অংশ জমা দিতে হবে। তারপর গ্র্যাজুয়েট পোর্টালে (https://graduate.kuet.ac.bd/) রোল আর পাসওয়ার্ড দিয়ে লগইন করতে হবে। এরপর প্রথমে প্রোফাইল চেক করে আপডেট করে তারপর ক্লিয়ারেন্স ফর্ম এর উপরে চেকবক্সটা চেক করে সেটা সাবমিট করতে হবে। এটা করলে ১১০ এ যিনি বসেন তিনি ক্লিয়ারেন্স ফর্ম অ্যাপ্রুভ করে দিলে ফর্মে টিক আসা শুরু হবে। যেটা আগে ঘুরে ঘুরে সিগনেচার নিতে হতো।
৩। টিক নেয়াঃ ১১০ থেকে বের হয়ে প্রথমে অ্যালামনাই অ্যাসোসিয়েশনে টাকা জমার রশিদের অংশ দিয়ে আসতে হবে। তাহলে তারা টিক দিয়ে দিবে। টিকগুলো পোর্টালের স্ট্যাটাসে দেখা যাবে। ফোন থেকে দেখতে চাইলে রোটেট করে দেখা যায়। এরপর SWC তে DSW এর অফিসে গিয়ে নাম আর রোল লিখে আসতে হবে। তখন টাকার রশিদ দেয়া লাগেনা। নাম রোল লিখে আসলে DSW এর টিক দিয়ে দিবে। এরপর হলের সব ডিউজ ক্লিয়ার করে হল অফিস থেকে নিকাশপত্রনিয়ে সেটা পূরণ করে হল অফিসে জমা দিয়ে হলের টিক চলে আসবে। এছাড়া লাইব্রেরির ডিউজ, ল্যাবে কোনো জরিমানা থাকলে সেগুলা সব ক্লিয়ার করলে এবং থিসিসের বই জমা দিলে বাকি সব টিক চলে আসবে। বাকি থাকবে রেজিস্ট্রারের টিক। সব টিক চলে আসলে প্রশাসনিক ভবনের ২ তলায় গিয়ে রোল বলে আসলে সেখান থেকে শেষ টিক দিয়ে দিবে। ব্যস, সব টিক চলে আসলে ক্লিয়ারেন্স ফর্ম চলে আসবে পোর্টালে। ওটা প্রশাসনিক ভবনের ১১০ বা ৩১৪ থেকে প্রিন্ট করে নিয়ে আসা যাবে।
৪। সার্টিফিকেট তোলাঃ অ্যাওয়ার্ড ফর্ম জমা দেয়ার কিছুদিনর মধ্যে সার্টিফিকেট রেডি হয়ে যায়। সার্টিফিকেট রেডি হয়ে গেলে সার্টিফিকেট-ট্রান্সক্রিপ্টের অ্যাপ্লিকেশন, টাকা জমার রশিদ আর ক্লিয়ারেন্সে ফর্মের এক কপি নিয়ে প্রশাসনিক ভবনের ৩১৪ নাম্বার রুমে গেলে সার্টিফিকেট তোলা যাবে।
৫। প্রশংসা পত্র ও টেস্টিমোনিয়ালঃ প্রভিশনাল সার্টিফিকেট তোলার পর ক্লিয়ারেন্স ফর্মের আরেক কপি, হলের আইডি কার্ড(হারিয়ে গেলে হল থেকে একটা স্ট্যাম্প সাইজ ছবি দিয়ে টেম্পোরারিভাবে বানিয়ে নেয়া যাবে।), প্রশংসা পত্রের টাকা জমার রশিদ, এসএসসির সার্টিফিকেটের সত্যায়িত কপি, আর অ্যাপ্লিকেশন ফর্ম দুইটা নিয়ে নিয়ে SWC তে DSW এর অফিসে গেলে প্রশংসা পত্র আর টেস্টিমোনিয়াল দিয়ে দিবে।
- **যদি বাহিরে যাওয়ার ইচ্ছা থাকে বা সরকারি চাকরির ইচ্ছা থাকে তাহলে ট্রান্সক্রিপ্ট-সার্টিফিকেট-ইংলিশ প্রফিসিয়েন্সি-গ্রেড কনভার্শন এগুলা অরিজিনাল কপি পাওয়ার পরপরই সেগুলোর ট্রুকপি ভেরিফিকেশন করিয়ে নেয়া ভালো। বাহিরে যেতে বা সরকারি চাকরিতে এটা লাগবেই। এটা মূলত অরিজিনাল কপি ফটোকপি করে তারপর পরীক্ষা নিয়ন্ত্রকের মাধ্যমে সত্যায়িত করিয়ে নিতে হয়। এটার জন্য নির্দিষ্ট একটা টাকা জমা দিতে হয় যার রশিদ ৩১৪ তে পাওয়া যায় এবং টাকা পরিমাণ সেখানে লেখা থাকে। যত কপি ভেরিফিকেশন করাবেন তত কপির জন্য হিসাব করে টাকা জমা দিতে হবে। ব্যাংকে টাকা জমা দিয়ে সেই রশিদ এবং ফটোকপিগুলো একসাথে করে ৩১৪ তে দিয়ে আসতে হয়। সাধারণত ৩ দিন সময় লাগবে এমন বলে। মাঝেমধ্যে বেশিও লেগে যায়।
এগুলো সব হয়ে গেলে অভিনন্দন। আপনি ৪ বছরের মধ্যে সবচেয়ে বেশি কনফিউজিং এবং পরিশ্রমের কাজটা শেষ করে ফেলেছেন।